Hablemos de agilidad
El concepto “agilidad” está hasta en la sopa. Es un término que está alcanzando la saturación pero que, en cambio, se aplica erróneamente en muchas organizaciones sin entender sus implicaciones reales. El origen de Agile se remonta al año 2001 y, como en tantas cosas, han de pasar más de 20 años hasta que se generaliza su uso en ciertas latitudes y sectores. Pero no os preocupéis, si estáis empezando ahora, o considerando un re-enfoque en su aplicación, lo bueno es que existe mucha experiencia acumulada sobre cómo ponerlo en marcha, y comparto aquí algunas claves.
Agile es un conjunto de metodologías de gestión de proyectos, que ayuda a mejorar la eficiencia y la transparencia, particularmente en proyectos complejos y de gran envergadura que operan en entornos de alta incertidumbre. Esto se debe a que se centra en la colaboración, la comunicación constante y la iteración continua, lo que permite a los equipos trabajar de manera más efectiva y tener una gran capacidad de adaptación al cambio.
En este sentido, Agile permite involucrar de forma ordenada a todas las partes interesadas de un proyecto a través de una programación de eventos de revisión periódica, y la separación de la responsabilidad ejecutiva respecto a la metodológica. Esto es muy efectivo y suele resultar en una mayor implicación de todas las partes, además de facilitar el ajuste de la dirección del proyecto según sea necesario.
Existen todo tipo de cursos, talleres, especialidades universitarias y certificaciones en metodologías ágiles, siendo Scrum una de las más populares. En realidad, todas se parecen bastante y aportan aprendizajes similares. Pero lo complicado, y donde muchas organizaciones encuentran la mayor dificultad, no es tanto entender el funcionamiento de un marco ágil, sino hacer la transición de una forma de trabajo tradicional a una ágil. Así que comparto a continuación 3 grandes claves para iniciar esta transición, basadas en el aprendizaje que he tenido implementando la agilidad en organizaciones durante los últimos años:
Paso a explicar las tres claves con mayor detalle:
Configuración. Uno de los principales ejes de actuación es la “configuración inicial” de los proyectos o “project framing”, que va más allá del kick-off de un proyecto, y se refiere a la configuración de todos los elementos de gestión al inicio de cualquier proyecto. Para llevar a cabo la configuración, se recomienda organizar un taller donde participan todas las partes interesadas (equipo directo, equipo de validación, cliente, partners, etc), y donde se definen todos los elementos que intervienen en el desarrollo del proyecto, conforme a los principios Agile. En este encuentro, además de confirmar el objetivo, cronograma y organización presupuestaria, se define la gobernanza, las herramientas de comunicación, y el calendario de iteraciones (sprint reviews) cuyas convocatorias se programan al inicio del proyecto.
Pilotaje. Nunca debemos abordar la implantación de un marco ágil de golpe, ya que hemos de ser conscientes del ciclo natural de adaptación de una organización, que puede llevar meses y en algunos casos años. Por ello, la forma más recomendada de comenzar, es designar un proyecto piloto con un equipo piloto, que sea el primero en trabajar bajo un entorno Agile. Debemos aislar este proyecto del resto de procedimientos de la organización, y definir una secuencia de retrospectivas que permitan optimizar el modelo de gestión ágil de la organización.
Cultura. Necesitamos tomar conciencia del impacto a nivel cultural que Agile va a suponer, ya que si se hace correctamente afectará a todos los estratos de la organización. No hay nada que temer, pero hemos de visualizarlo como un proceso de transformación a largo plazo, que debe ser impulsado desde quien tiene la máxima decisión a nivel de la organización/empresa. Agile no es una mera metodología de gestión de proyectos que aplica un equipo de trabajo, sino un “upgrade” de la cultura de gestión, comunicación y decisión empresarial, que permitirá poner a nuestra organización en otra liga mucho más avanzada.
Estos tres elementos pueden ayudar a mantener el foco en un proceso de iniciación ágil, que al principio parece complejo. Me detendría en particular en el primero, porque es algo que en general se descuida mucho: la configuración inicial de cualquier iniciativa, programa o proyecto es una inversión inicial de tiempo que tiene un claro retorno, porque permite empoderar al equipo, crear un sentido de consenso en los objetivos, alinear a todas las partes, y definir unas reglas del juego claras. El pilotaje es un modo inteligente de comenzar con el cambio. Y en cuanto al impacto a nivel de cultura organizacional, trataré esto en mi próximo artículo ya que merece una dedicación particular.
Os dejo con estas reflexiones hasta mi próximo artículo donde continuaré con algunas reflexiones entorno a la agilidad.